Для учета наличия и движения ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, Планом счетов бухгалтерского учета предназначен субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы». Аналитический учет следует организовать таким образом, чтобы обеспечить раздельный учет ГСМ по видам, местам хранения, материально-ответственным лицам.

Бухгалтерский учет ГСМ
Для учета наличия и движения ГСМ, предназначенных для эксплуатации транспортных средств, Планом счетов бухгалтерского учета предназначен субсчет 3 «Топливо» счета 10 «Материалы». Аналитический учет следует организовать таким образом, чтобы обеспечить раздельный учет ГСМ по видам, местам хранения, материально-ответственным лицам. Для этого следует открывать субсчета третьего, а в случае необходимости и более высоких порядков, например:
10-3-1 «Топливо на складе»;
10-3-2 «Топливо в баках автомобилей»;
10-3-3 «Талоны на топливо».
Для учета смазочных материалов также можно открыть отдельные субсчета третьего порядка, а можно вести их учет на тех же субсчетах, переименовав их, например, «Топливо и смазочные материалы на складе» и так далее.
ГСМ могут приобретаться организациями различными способами: по договору поставки, за наличный расчет, при помощи топливных талонов или карт, банковских или кредитных карт. Каждый из этих способов имеет свои особенности в бухгалтерском учете.
Учет ГСМ, приобретенных по договору поставки
Приобретение ГСМ по договору поставки со специализированной организацией отражается в бухгалтерском учете организации-покупателя следующими проводками:
Дебет счета 10, субсчет 3-1 «Топливо на складе» Кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – на сумму стоимости горюче-смазочных материалов (без налога на добавленную стоимость);
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит счета 60 – на сумму налога на добавленную стоимость, выделенного в счете-фактуре поставщика горюче-смазочных материалов;
Дебет счета 60 Кредит счета 51 «Расчетные счета» – на сумму денежных средств, перечисленных поставщику за приобретенные у него горюче-смазочные материалы;
Дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит счета 19 – на сумму налога на добавленную стоимость, подлежащего вычету.
Учет ГСМ, приобретенных за наличный расчет
Приобретение ГСМ при помощи наличного расчета характерно для предприятий с небольшим парком транспортных средств.
При этом информацию по расчетам за ГСМ они обобщают на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Выдача наличных денег под отчет для приобретения ГСМ и принятие к учету утвержденного руководителем организации авансового отчета оформляется следующими проводками:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса» – на сумму денежных средств, выданных под отчет водителю для приобретения горюче-смазочных материалов;
Дебет счета 10, субсчет 3 «Топливо» Кредит счета 71 – на сумму стоимости горюче-смазочных материалов, указанную в чеке;
Дебет счета 50 Кредит счета 71 – на сумму остатка неиспользованного аванса, возвращенного в кассу организации;
Пример 1. Из кассы АТП водителю выдано 500 руб. на приобретение ГСМ для заправки автомашины. Согласно предоставленному водителем авансовому отчету им израсходовано 420 руб. Сумма неизрасходованного аванса возвращена в кассу организации. В учете предприятия будут оформлены проводки:
Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операций
Дебет Кредит
71 50 500 Выдана сумма аванса на приобретение ГСМ подотчетному лицу
10-3-2 71 420 Учтена стоимость бензина согласно кассовому чеку (включая НДС)
50 71 80 Возвращен неизрасходованный аванс подотчетным лицом
Операции по приобретению подотчетным лицом топлива оформляются следующим образом:
Дебет счета 10-3 «Топливо» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – подотчетным лицом приобретено ГСМ
Дебет счета 19-3 «Топливо» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – удержан налог
Учет талонов (карт) на ГСМ
Порядок бухгалтерского учета талонов на ГСМ зависит от того, в какой момент к покупателю переходит право собственности на ГСМ, поскольку договором может быть установлено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю либо в момент передачи талонов, либо в момент фактической заправки транспортного средства топливом.
Учет «стоимостных» талонов на ГСМ
Рассмотрим учет талонов на ГСМ, имеющих стоимостное выражение, в ситуации, когда условиями договора с поставщиком предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к организации-получателю в момент заправки автомобилей топливом. В данном случае стоимостные талоны необходимо рассматривать как денежные документы.
Согласно Плану счетов бухгалтерского учета для обобщения информации о наличии и движении денежных документов в организации предназначен субсчет 50-3 «Денежные документы», открываемый к счету 50 «Касса». На этом субсчете учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы, которые учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Поступление денежных документов отражается по дебету субсчета 50-3 «Денежные документы», выдача денежных документов отражается по кредиту указанного субсчета.
Пример 2. Автотранспортная организация заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией. Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств топливом. Автотранспортная организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 47 200 рублей (в том числе НДС 7 200 рублей) и получает 118 талонов номинальной стоимостью 400 рублей (цифры примера условные).
Предположим, что всего водителям было выдано 60 талонов, согласно путевым листам стоимость фактически израсходованного топлива составила 19 500 рублей.
Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операций
Дебет Кредит
60 51 47 200 Перечислена сумма предварительной оплаты автозаправочной станции
50-3 60 47 200 Отражено поступление талонов на ГСМ по их стоимостному выражению
Обратите внимание!
Принятие к учету талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данный момент отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.
71 50-3 24 000 Отражена выдача талонов водителям (60 штук х 400 рублей)
10-3-2 71 20 338,98 Отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС
19 71 3 661,02 Отражена сумма НДС со стоимости ГСМ
68 19 3 661,02 Принят к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС)
20, 23, 26, 44 10-3-2 19 500 Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов
Учет «количественных» талонов на ГСМ
Бухгалтерский учет талонов, имеющих количественное или количественно-суммовое выражение также зависит от того, в какой момент к получателю переходит право собственности на приобретенные по талонам ГСМ – в момент получения талонов либо в момент заправки ГСМ в баки транспортных средств.
Рассмотрим ситуацию, когда условиями договора предусмотрен переход права собственности на ГСМ к получателю в момент получения талонов. Заметим, что в этом случае отгрузка ГСМ происходит в момент выборки топлива при предъявлении талона, подтверждающего право покупателя на ГСМ. Несмотря на то, что в момент получения талонов фактическая отгрузка ГСМ отсутствует, организация-покупатель ГСМ получает полный комплект документов, а именно: талоны, акт приема-передачи талонов, счет-фактуру и накладную.
Пример 3. Автотранспортная организация заключила договор купли-продажи ГСМ со специализированной организацией на приобретение бензина марки АИ-92 в количестве 2 500 литров по цене 13,50 рубля за 1 литр. По условиям договора автотранспортная организация перечисляет специализированной организации предварительную оплату в сумме 33 750 рублей (в том числе НДС 5 148,31 рубля) и получает от нее талоны на ГСМ в количестве 125 штук. Количество бензина отпускаемого по 1 талону – 20 литров, номинальная стоимость талона – 270 рублей (цифры примера условные). Предположим, что 70 талонов были выданы водителям в отчетном периоде, согласно путевым листам стоимость фактически израсходованного топлива составила 15 500 рублей.
Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операций
Дебет Кредит
60-2 51 33 750 Перечислена сумма предварительной оплаты
10-3-3 60-1 28 601,70 Отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении
19 60-1 5 148,30 Учтен НДС
68 19 5 148,30 Принят к вычету НДС
71 10-3-3 16 016,95 Отражена выдача 70 талонов под отчет водителям (без НДС)
10-3-2 71 16 016,95 Отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС
20, 23, 26, 44 10-3-2 15 500 Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов
В том случае, если условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств, бухгалтерский учет талонов будет несколько иным. В данном случае стоимость таких талонов следует отражать на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности», который Планом счетов бухгалтерского учета предназначен для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности, среди которых поименованы и талоны. Аналитический учет на счете 006 должен быть организован таким образом, чтобы обеспечить информацию по каждому виду талонов и местам их хранения.
Пример 4. Воспользуемся условием предыдущего примера, но учтем при этом, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки транспортных средств ГСМ.
Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операций
Дебет Кредит
60 51 33 750 Перечислена предварительная оплата
006 33 750 Отражено получение талонов на ГСМ в стоимостном выражении
006 18 900 Отражена выдача 70 талонов под отчет водителям
10-3-2 71 16 016,95 Отражена стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей по талонам, согласно авансовым отчетам водителей и отчету АЗС
19 71 2 883,05 Отражена сумма НДС по полученным ГСМ
71 60 18 900 Произведен частичный зачет перечисленной поставщику предварительной оплаты
68 19 2 883,05 Принят к вычету НДС
20, 23, 26, 44 10-3-2 15 500 Списана стоимость фактически израсходованных ГСМ на счета учета затрат согласно данным путевых листов
Учет ГСМ, приобретенных по банковским и расчетным картам
Для отражения операций по специальным карточным счетам в бухгалтерском учете организации используется счет 55 «Специальные счета в банках», к которому открывается отдельный субсчет 55-4 «Банковские карты».
При открытии специального карточного счета в бухгалтерском учете организации используется корреспонденция:
Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет 55-4 «Банковские карты» Кредит 51 «Расчетный счет».
Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Банковские карты».
Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитический учет существенно влияют условия выпуска и использования платежных карт, предлагаемых банком. Например, если при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка, то целесообразно использовать субсчета второго порядка «Банковские карты – неснижаемый остаток» и «Банковские карты - платежный лимит».
На аналитический учет по субсчету 55-4 «Банковские карты» влияет и количество платежных карт, открытых к специальному карточному счету.
Если к специальному карточному счету открыто несколько карт, то любой держатель карты может осуществлять операции с их использованием в пределах общего платежного лимита. В этом случае аналитический учет держателей карты не обязателен.
Если каждой платежной карте соответствует отдельный карточный счет, то в этом случае при перечислении денежных средств на специальный карточный счет в банк передается специальная ведомость, содержащая данные держателей и номера карт, а также суммы, подлежащие зачислению на каждую банковскую карту. В этом случае аналитический учет ведется в разрезе держателей выпущенных карт.
Пример 5. Предположим, что водителю организации «А» выдана расчетная карта, номинальной стоимостью 150 рублей, по которой он получил наличные денежные средства в размере 720 рублей для расчетов за ГСМ на автозаправочной станции. Рассмотрим, как следует отразить в бухгалтерском учете организации «А» данные хозяйственные операции.
Так как расчетная карта - это фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, она может учитываться аналогично денежным документам. Как мы уже отмечали Планом счетов бухгалтерского учета для учета денежных документов предназначен счет 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы». Выдача расчетной карты работнику организации отражается как выдача под отчет денежных документов.
Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операций
Дебет Кредит
71 50-3 150 Выдана под отчет водителю организации расчетная корпоративная карта для оплаты ГСМ (по номинальной стоимости)
50-3 71 150 Отражен возврат расчетной корпоративной карты подотчетным лицом
71 57 720 Отражено получение наличных денежных средств
10-3-2 71 610,17 Отражена стоимость ГСМ, залитых в бак транспортного средства
19 71 109,83 Отражен НДС (при наличии счета-фактуры)
68 19 109,83 Принят к вычету НДС
57 55 720 Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка
В вышеприведенном примере мы рассмотрели вариант, когда держатель карты рассчитывается за ГСМ наличными деньгами, полученными по банковской карте. Держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением расчетной карты. В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным.
Пример 6. Автотранспортной организацией для приобретения талонов на ГСМ общей стоимостью 23 600 рублей (в том числе НДС 3 600 рублей) заключен договор с АЗС, согласно которому право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент получения талонов. Автотранспортная организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную карту. Номинальная стоимость карты 100 рублей. Расчетная карта выдана материально-ответственному лицу, ведущему учет талонов на ГСМ, который рассчитался с ее помощью с поставщиком и получил талоны на ГСМ.
За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета сумму комиссии за обслуживание банковской карты в размере 200 рублей.
Рабочим планом счетов организации предусмотрено, что учет талонов на ГСМ ведется на субсчете 10-3-3, открываемом к счету 10 «Материалы».
В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом:
Корреспонденция счетов Сумма,
рублей Содержание операций
Дебет Кредит
71 50-3 100 Выдана на руки работнику для осуществления расчетов корпоративная карта
50-3 71 100 Отражено возвращение корпоративной карты в организацию
10-3-3 57 23 600