«Малышевское рудоуправление» автоматизировало кадровое делопроизводство с помощью платформы HRlink. Переход на кадровый ЭДО позволил предприятию вдвое сократить время на выполнение кадровых операций, перевести в цифровой формат большую часть кадровых процессов и снизить административную нагрузку на HR-службу.

АО «Малышевское рудоуправление» — одно из старейших российских предприятий, специализирующееся на добыче и переработке руд. В компании работают 470 сотрудников, организационная структура включает девять территориально удаленных подразделений, что осложняет кадровое администрирование.

До внедрения КЭДО согласование кадровых документов происходило на бумаге. Каждый маршрут включал в среднем четырех участников, а кадровым специалистам приходилось вручную отслеживать подписание документов, учитывая графики работы руководителей и ответственных сотрудников. Это увеличивало сроки, создавало риск несвоевременного оформления кадровых документов и повышало риски нарушений трудового законодательства.

Дополнительная нагрузка на команду ложилась в период, когда требовалось организовать массовое ознакомления работников с локальными нормативными актами, приказами и другими кадровыми документами. Это требовало значительных временных затрат и отвлекало специалистов кадровой службы от других рабочих задач.

Предприятие приняло решение отказаться от бумаги в HR и автоматизировать кадровый документооборот. При выборе вендора ключевыми критериями стали простая интеграция с «1С:ЗУП», возможность гибкой настройки шаблонов и маршрутов согласования, соответствие требованиям трудового законодательства и Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных», а также высокий уровень защиты информации. По итогам анализа рынка, компания выбрала решение HRlink.

Проект внедрения проходил при участии команды провайдера и специалистов предприятия. На первом этапе рудоуправление перевело в КЭДО маршруты согласования, перенесло кадровые процессы и подготовило комплекты документов для пилотной группы.

Особое внимание уделили адаптации персонала. Кадровые специалисты проводили встречи с коллективом, рассказывали о преимуществах отказа от бумаги в КДП. На предприятии сформировали команду внутренних амбассадоров, которые помогали коллегам устанавливать мобильное приложение и осваивать работу в HRlink. Для сотрудников без смартфонов или без постоянного доступа к интернету на производственных площадках оборудовали рабочие места с компьютерами, где также можно зайти в HRlink.

На сегодняшний день через КЭДО оформляется около 85% кадрового документооборота компании, включая кадровые приказы, заявления сотрудников и ознакомление с локальными нормативными актами. Переход на КЭДО позволил сократить количество личных обращений в отдел кадров — большинство документов люди оформляют и подписывают дистанционно, без отрыва от работы. Кроме того, предприятие снизило канцелярские расходы почти на 10%, а время, которое кадровые специалисты тратят на выполнение ежедневных операций, сократилось на 50%.

Таким образом, за четыре месяца к системе подключились 300 сотрудников. В течение года предприятие планирует перевести на HRlink до 80% всего штата.

«Раньше ознакомление сотрудников с кадровыми документами было достаточно трудоемким: например, приказ передавался в подразделение, ответственный человек доставлял его на рабочее место к подписанту, а затем привозил документ обратно. Это занимало время и отвлекало сотрудников от основной работы. Сейчас процесс стал гораздо удобнее, поскольку в системе КЭДО он занимает пару минут. При этом даже если сотрудник пока не подключен к HRlink, ответственное лицо в подразделении может на месте распечатать электронный документ и ознакомить с ним. Благодаря HRlink сократились потери рабочего времени», — отметила заместитель директора по персоналу АО «Малышевское рудоуправление» Наталья Зверева.

«Для компаний с разветвленной структурой переход на КЭДО — критическая необходимость. Проект с “Малышевским рудоуправлением” наглядно показал, как цифровизация трансформирует бизнес: мы не только ускорили процессы, но и сделали их прозрачными. Нам удалось нивелировать риски нарушений трудового законодательства из-за задержек с документами. В итоге предприятие защитило себя от юридических штрафов, а HR-служба избавилась от рутины и переключилась на стратегические задачи», — прокомментировал Сергей Репринцев, директор по продуктовой стратегии HRlink.

HRlink (входит в HR-экосистему hh.ru) — лидер на рынке кадрового ЭДО. Флагманское решение вендора — платформа, которая позволяет компаниям перейти на безбумажное кадровое делопроизводство и автоматизировать полный жизненный цикл сотрудников, включая удаленный найм и пребординг. Вокруг основного продукта разработчик выстраивает комплексный сервис, который включает подготовку нормативной базы для запуска КЭДО, обучение сотрудников, техническую поддержку системы и сопровождение клиентов на всех этапах использования платформы.